Features

Die Governance Ihrer Office 365 Plattform ist eine zentrale Aufgabe der IT im Unternehmen. Self Service Center, Templates, Lifecycle und Provisioning sind sind hierbei wichtige Aufgabenstellungen.

Volle Integration in MS Teams

MS Teams wird für Nutzer als User Interface zunehmend wichtiger. novaWorxx ist daher vollständig in MS Teams integriert. Das Dashboard kann als eigener Tab in der linken Spalte angezeigt werden oder als Tab in einem Kanal. Es ist natürlich auch beides möglich.

Als zentrales Directory für Teams und Sites kann das Dashboard auf der linken Seite als eigener Tab angezeigt werden. Damit ist es für alle Nutzer mit einem Klick sofort verfügbar. Welche Inhalte dort dann angezeigt werden, kann konfiguriert werden. Als Kacheln werden dort die bestehenden Teams und Sites angezeigt. Darüber hinaus können auch meine Sites konfiguriert werden oder Sites, in denen ich die Owner-Rolle habe.

Das Dashboard ist als Webpart implementiert. Damit ist ein sehr flexibler Einsatz möglich. Neben der zentralen Lösung als eigentständiger linker Tab, können so auch spezifische Directories angezeigt werden. Beispielsweise lässt sich ein separates Dashboard nur für Projekte in einem einzelnen Teams einbinden. In einem anderen Teams kann die Übersicht aller Teams für Veranstaltungen angezeigt werden.

Dashboard zur Anzeige der Sites und Teams

Das Dashboard stellt den Einstiegspunkt für die End-Anwender dar. Im Sites Dashboard können alle Sites eingesehen, gefiltert oder dediziert gesucht werden. Von hier aus können auch neue Sites beantragt werden. Um eine hohe Flexibilität und Transparenz zu erreichen, können mehrere Dashboards erstellt werden. So können beispielsweise Dashboards für unterschiedliche Aufgabengebiete oder Unternehmensteile eingerichtet werden.

Antrags-Genehmigungsprozess (Self-Service)

Genehmigungsprozess Im Rahmen der Governance soll das Erstellen einer neuen Site kontrolliert und genehmigt werden. Die Lösung beinhaltet einen eigenen Prozess zum Anlegen der Site. Sie verfügt zudem über eine Schnittstelle zu MS Power Automate (MS Flow). Damit können dann sehr einfach auch individuelle Workflows umgesetzt werden. Sollte selbst dies nicht ausreichen, dann ist novaWorxx so flexibel und offen konzipiert, dass auch Logic Apps (Azure) oder Azure Functions zum Einsatz kommen können.

Lifecycle Management

Das Lifecycle Management einer Site oder Teams ist ein weiterer Baustein, um die Kontrolle über die Informationen und Daten im Unternehmen zu behalten. Die Templates für den LifeCycle können individuell angepasst werden. Ändert sich der Status einer Site, so können beliebige Aktionen ausgeführt werden. Der jeweilige Status einer Site oder eine Teams kann direkt im Dashboard eingesehen werden.

Configuration Center

Im Configuration Center erfolgt die Administration und Konfiguration. Die zentrale Aufgabe ist die Verwaltung der Templates

Template Management

Microsoft selbst bietet mit PnP bereits eine Möglichkeit Templates zu entwickeln an. Allerdings umfasst diese Lösung bislang nur SharePoint Templates und ist nicht vollständing. novaWorxx nutzt den Quasi-Standard PnP wo immer es möglich ist. Zugleich erweitert und ergänzt es PnP aber um zusätzliche Möglichkeiten, genau dort, wo PnP aufhört. Ein novaWorxx Template erlaubt es beispielsweise für Teams, Channels, Private Channels, Tabs, Plans, vordefinierte Listen, Attribute, Dokumente in einem Template zu definieren. Im Provisioning Center verwaltet der Administrator die Templates. Er kann bestehende Anpassen oder auch neue Erstellen.

Provisioning Engine

Die novaWorxx Provisioning Engine ist der Kern und Motor von novaWorxx. Die Engine erzeugt die neue Site oder das neue Teams. Sie legt dort die Libraries, Webparts oder die Tabs an. Sie kann Benutzer berechtigen oder auch nur Benutzergruppen erstellen. Dokumente oder andere Elemente können problemlos initial abgelegt werden.

Die Engine wird aber nicht nur beim Erzeugen einer neuen Site aktiv. Sie treibt auch das Lifecycle Management. Wird beispielsweise der Status einer Site geändert, so kann die Engine dadurch angetriggert werden und automatisch weitere Aktionen ausführen.

Rules und Actions

Eine Definition der Site und zugehörige Rules bilden den Aktionsplan der Engine und damit zugleich die Definition der Templates. Über die Rules und den definierten Actions, wird darin die Reihenfolge sowie die Abarbeitung der Provisionierung bestimmt. Neben den Rules gibt es noch weitere Möglichkeiten, flexibel und wiederverwendbar Templates zu definieren. Beispielsweise können globale Provisionierungs-Variablen - wie die Notation einer URL - festgelegt und in den weiteren Schritten im Prozess weiterverwendet werden.

PnP Vorlagen

PnP Vorlagen werden vollständig unterstützt, und können direkt in die Rules integriert werden. Aus Sicht der novaWorxx Engine handelt es sich beim Ausführen eines PnP Templates lediglich um eine spezifische Aktion. Dies hat den großen Vorteil, dass ein PnP Template auch zerteilt werden kann, um es dann in mehreren Schritten auszuführen.

Teams Templates

wo immer möglich bindet novaWorxx stets die Standardmöglichkeiten und Funktionen von Microsoft ein. Auf im Fall der Vorlagen von Teams. Microsoft ermöglicht es, zentrale Templates zu definieren. Diese Templates können von novaWorxx aus direkt eingebunden und genutzt werden. Darüber hinaus können zusätzliche Actions definiert werden, die in einem Template von Microsoft nicht möglich sind. So können beispielsweise im Site-Creation-Prozess automatisch Berechtigungen vergeben werden.

Eigenbetrieb oder SaaS

novaWorxx für O365 steht als Installationspaket für den Selbstbetrieb bereit. Zu der traditionellen selbst betriebenen Variante bieten wir die Möglichkeit unserer Cloud Dienste (SaaS).

Selbstbetrieb

Im Selbstbetrieb sind alle Funktionalitäten aus dem Cloud Angebot möglich. Diese müssen jedoch vom Betreiber selbst installiert und gepflegt werden.

Software as a Service (SaaS)

Das SaaS Angebot umfasst außer der Bereitstellung der Grundfunktionalität zusätzlich folgende Punkte.

  • Monitoring
  • automatisierte Updates
  • Wartung

Schnittstellen für Power-Automate oder Applikationen

Das Thema Templates und Provisionierung ist oftmals auch eine Anforderungen in eigen entwickelten Applikationen oder aus Power Automate. Die Provisioning Engine ist Teil der novaWorxx-Lösung und kann aufgrund ihrer Schnittstellen auch direkt aus Applikationen heraus angesprochen werden. Dies dient damit auch der Sicherung von Investitionen. Die erstellten Templates lassen sich nicht nur über die Oberflächen von novaWorxx anwenden, sondern können auch aus Applikationen heraus verwendet werden. Es werden zwei Schnittstellen angeboten:

API

Die API besteht aus mehreren Paketen/Bibliotheken, und stellen die Basis für eigene Provisioning Anwendungen dar.

REST Services

Die REST Services bieten eine nahtlose Integration für eigene Prozesse aus eigenen Anwendungen.

  • Power-Automate (Flow)
  • Logic Apps (Azure)
  • Azure Functions (Azure)